Conditions d'intervention Terms of engagement

Objet et champ d'applicationPurpose and scope

Les présentes conditions décrivent le cadre général des prestations de conseil réalisées par Prismia SRL : diagnostic d'AI readiness, cartographie de processus, développement de solutions d'IA et formation continue. Elles s'appliquent à toute mission, sauf stipulation contraire convenue par écrit entre les parties. These terms describe the general framework for consulting services delivered by Prismia SRL: AI readiness diagnostics, process mapping, AI solution development and continuous training. They apply to every engagement, unless the parties agree otherwise in writing.

Documents contractuels et hiérarchieContractual documents and precedence

Chaque mission fait l'objet d'une proposition commerciale ou d'un bon de commande signé, qui définit le périmètre, le calendrier et les honoraires. Les présentes conditions complètent le contrat de mission et, le cas échéant, l'accord de traitement des données (DPA). Each engagement is covered by a signed proposal or purchase order, which defines the scope, the timeline and the fees. These terms supplement the engagement contract and, where applicable, the data processing agreement (DPA).

En cas de contradiction, le contrat de mission, puis le DPA, prévalent pour ce qui relève de leur objet respectif. In the event of a conflict, the engagement contract, then the DPA, prevail for the matters within their respective scope.

Exécution des prestationsPerformance of services

Les prestations sont soumises à une obligation de moyens, notamment pour les contenus produits avec l'assistance de systèmes d'IA. Chaque livrable est revu par les consultants Prismia avant restitution au client : la supervision humaine fait partie de la méthode. Services are delivered under a best-efforts obligation, in particular for content produced with the assistance of AI systems. Every deliverable is reviewed by Prismia consultants before it is handed over: human oversight is part of the method.

ConfidentialitéConfidentiality

Les personnes autorisées à traiter les données du client sont soumises à une obligation de confidentialité contractuelle ou légale, ne traitent ces données que sur instruction du client et reçoivent une formation appropriée en matière de protection des données. The people authorised to process client data are bound by a contractual or statutory duty of confidentiality, process that data only on the client's instructions and receive appropriate data protection training.

Prismia ne traite pas les données du client pour ses propres finalités et ne les cède, ne les loue ni ne les commercialise. Prismia does not process client data for its own purposes and does not sell, rent or otherwise commercialise it.

Propriété intellectuelleIntellectual property

• Ce qui reste à Prismia : la plateforme, son code, son interface, la méthodologie d'audit, les agents conversationnels et leurs instructions, ainsi que les marques et signes distinctifs de Prismia. What remains Prismia's: the platform, its code, its interface, the audit methodology, the conversational agents and their instructions, as well as Prismia's trademarks and distinctive signs.
• Ce qui reste au client : les données qu'il fournit (Prismia n'en reçoit qu'une licence d'utilisation limitée à l'exécution de la mission) et les livrables remis, pour ses besoins internes. What remains the client's: the data it provides (Prismia only receives a licence to use it, limited to performing the engagement) and the deliverables handed over, for its internal needs.
• Capitalisation : Prismia capitalise uniquement la typologie des cas d'usage, sous forme anonymisée et agrégée. Knowledge reuse: Prismia retains only the typology of use cases, in anonymised and aggregated form.

Protection des données (RGPD)Data protection (GDPR)

Pour les traitements liés aux missions, le client agit en qualité de responsable de traitement et Prismia en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Prismia traite les données uniquement sur instructions documentées du client, tient un registre des traitements, assiste le client pour l'exercice des droits des personnes concernées et impose les mêmes obligations à ses sous-traitants ultérieurs (OVHcloud, fournisseur de modèles de langage en UE). For processing carried out during engagements, the client acts as data controller and Prismia as data processor within the meaning of Article 28 GDPR. Prismia processes data only on the client's documented instructions, keeps a record of processing activities, assists the client with data subject requests and imposes the same obligations on its sub-processors (OVHcloud, EU-based language model provider).

Prismia s'engage à ne pas utiliser les données du client pour entraîner, ré-entraîner, affiner ou améliorer des modèles d'IA, et contractualise auprès de ses fournisseurs de services d'IA des clauses de non-rétention (zero-retention) et de non-utilisation des données à des fins d'entraînement. Un DPA type est disponible sur demande à timeo.lejeune@prismia.be. Prismia commits not to use client data to train, retrain, fine-tune or improve AI models, and contracts zero-retention and no-training clauses with its AI service providers. A standard DPA is available on request at timeo.lejeune@prismia.be.

Usage des livrables et des données d'entretienUse of deliverables and interview data

Il est interdit d'utiliser la plateforme, les données d'entretien ou les livrables pour évaluer la performance ou le comportement individuel d'un collaborateur, pour fonder une décision relative à l'emploi, ou comme outil de surveillance. Les entretiens portent sur les processus, les tâches et les outils, pas sur la personne interrogée. The platform, interview data and deliverables must not be used to assess an individual employee's performance or behaviour, to ground any employment decision, or as a monitoring tool. Interviews are about processes, tasks and tools, not about the person being interviewed.

Honoraires et TVAFees and VAT

Les honoraires et modalités de facturation sont fixés dans la proposition commerciale ou le bon de commande. Le régime de TVA applicable dépend de l'établissement du client : Fees and invoicing terms are set out in the proposal or purchase order. The applicable VAT regime depends on where the client is established:

• Clients établis en Belgique : TVA belge au taux en vigueur. Clients established in Belgium: Belgian VAT at the current rate.
• Clients UE (B2B) : autoliquidation, prestation de services intracommunautaire (art. 196 de la Directive 2006/112/CE). Le client est redevable de la TVA. EU clients (B2B): reverse charge, intra-Community supply of services (Art. 196 of Directive 2006/112/EC). The client accounts for the VAT.
• Clients hors UE (B2B) : prestation localisée au lieu d'établissement du preneur (art. 21, § 2 du Code de la TVA belge). Facture émise hors taxe, avec la mention « TVA non applicable : prestation de services localisée hors UE ». Non-EU clients (B2B): the service is deemed located where the recipient is established (Art. 21, § 2 of the Belgian VAT Code). Invoices are issued without VAT, with the wording "VAT not applicable: service located outside the EU".

ResponsabilitéLiability

La responsabilité de Prismia est limitée aux dommages directs et prouvés. Elle est usuellement plafonnée au montant des honoraires de la mission concernée ; le plafond exact est fixé dans les conditions contractuelles signées, qui prévalent. Prismia's liability is limited to direct and proven damages. It is usually capped at the fees of the engagement concerned; the exact cap is set in the signed contractual terms, which prevail.

Fin de mission et restitution des donnéesEnd of engagement and data return

En fin de mission, les données et livrables sont restitués au client dans un format exploitable, puis les données sont supprimées (à défaut de stipulation contraire, sous 30 jours après la fin du contrat), avec journalisation de la suppression. At the end of the engagement, data and deliverables are returned to the client in a usable format, then the data is deleted (unless otherwise agreed, within 30 days of the end of the contract), with the deletion logged.

Droit applicable et juridictionGoverning law and jurisdiction

Les prestations de Prismia sont régies par le droit belge. Tout différend qui ne trouverait pas de solution amiable relève des tribunaux de l'arrondissement de Liège (Belgique). Prismia's services are governed by Belgian law. Any dispute that cannot be resolved amicably falls under the jurisdiction of the courts of the district of Liège (Belgium).